生活在密歇根州，在召开咨询小组会议时可能会遇到一些挑战。天气变化莫测，在冬季的几个月里，由于天气恶劣，团体有时不得不取消会议。在这种情况下，咨询小组可能会考虑使用诸如变焦或Skype．

虽然虚拟会议并不理想，但在面对面会议之前，它们可能是处理必要业务的唯一方式。与电话会议或电话会议相比，虚拟会议是更好的选择。一般来说,密歇根四健会不鼓励通过电话会议、代理投票或缺席投票的方式投票。要了解更多有关此类投票过程的信息，请参见“投票技术不推荐用于4-H使用“从BOB体育密歇根州立大学．因此，如果一个小组必须求助于虚拟会议，请遵循以下步骤以确保对所有成员和计划参与者的公平。

• 每个委员会成员都应该有机会通过他们的电脑与麦克风和摄像机连接视频。
• 每个委员会成员都应该把相机开着，这样参与者在讨论时就可以看到彼此。这保持了最接近面对面会议的体验，因为非语言交流也可以分享。
• 如果一个更大的小组在正常的会议地点开会，确保有一个摄像头显示整个房间和所有的参与者，这样电脑上的人就可以看到并与每个人接触。这可能需要多个摄像头，或者需要房间里的人在电脑面前登录会议。一个外部麦克风也是必要的。把所有电脑调成静音，会议时只使用外部麦克风，这样你就没有反馈了。
• 可以考虑将会议纪要和议程放在基于云的同步存储上，比如谷歌Docs，这样每个人都可以在会议进行时跟上进度。这有助于沟通，这在虚拟时可能是一个挑战。
• 对每一项动议都要点名或举手投票，因为如果你在电脑上有多数人投票，就很难听到。您还可以使用聊天功能记录虚拟会议的投票。
• 有时，由于反馈或不好的连接，很难听到一个人的声音。如果总统确实是这样，那么将总统的职责转移给副主席或其他没有这些挑战的成员可能是一个好主意。
• 对于一些人来说，在虚拟会议中比在面对面的会议中更容易分心。通过投票或讨论的方式定期签到，可以帮助确保团队参与其中。
• 将修改后的会议格式与链接一起分享给您的所有4-H会员，以便他们也可以登录并参与，如果他们选择这样做的话，就像他们可以参加任何面对面的会议一样。

只有当所有其他选择都已用尽，但需要进行正式业务时，才可以使用虚拟会议。当4-H咨询小组的成员可以进行公开讨论，清楚地听到所有的讨论，并且很容易看到其他成员的非语言交流时，4-H咨询小组的工作效果最好。面对面也可以让每个人都很容易地看到一群人什么时候没有说话或似乎与讨论脱节，这可能会指向对该动议的担忧。此外，我们鼓励4-H咨询小组利用青年-成年人的伙伴关系，当青年成员不在现场时，很容易忽视他们的声音。

有关4-H组织在章程、议会程序或领导方面的进一步信息，请联系4-H领导和公民参与团队4 hleadership@anr.msu.edu．其他有用的文章包括:遵循议会投票程序准则”、“要想让你的委员会成功，就要从成员开始着手"和"议会程序:常见问题．”