在将4-H俱乐部和团体虚拟化一年多之后，许多团体已经接受了在线聚会的便利，同时也了解面对面互动带来的价值。而团体可能想这样做恢复面对面会议在美国，可能还需要允许成员从他们的设备加入。BOB体育密歇根州立大学建议继续提供虚拟选择，即使面对面的会议和活动恢复。在计划混合会议时考虑这些建议，同时提供虚拟和面对面的联系选项。

识别技术宿主

这个人应该出席面对面的会议，但不应该是总统或主席。技术主机应该能够将注意力集中在通过设备加入的成员上。他们可以密切关注聊天，观察举手的人，并可以用音质解决任何挑战，以便总统或主席可以专注于议程。这个角色可以由主席任命，也可以被选为计划继续混合会议平台的扶轮社或团体的干事职位。

确保必要的设备

技术主持人可以考虑使用以下硬件来辅助混合会议:

• 一个外部网络摄像头:这将允许会议参与者虚拟加入看到房间的更大一部分，而不仅仅是技术主持人。
• 投影仪:投影仪可以让那些亲自参加会议的人看到与会者的虚拟加入。
• 外接扬声器和麦克风:外接麦克风通常作为一组组合提供，外接麦克风将帮助拾取房间内成员的声音，外接扬声器将放大虚拟加入成员的声音。

分享会议讲义

请记住，任何提供给面对面会议参与者的东西也应该提供给那些虚拟参会的人。这可能意味着在会议之前通过电子邮件共享讲义，或者小组可能希望建立一个基于云的驱动器，所有成员都可以访问它作为存储和共享文件的地方。

考虑头脑风暴和视觉辅助工具

头脑风暴一个选项列表?画地图还是图表?请记住，那些虚拟参加会议的人可能无法以与在场成员相同的方式看到视觉教具。将外部摄像机对准现场视觉辅助或使用虚拟视觉辅助。无论你选择什么平台，确保所有成员都能平等地参与讨论，并努力最大限度地进行互动。

打开摄像头

肢体语言仍然是一种重要的交流形式，当参与者几乎把相机关掉时，他们就会错过这种交流。在可能的情况下，鼓励成员们打开相机，并让虚拟参与者能够很好地观察房间，这样真人和虚拟参与者都能观察到肢体语言。

建立会员认可制度

混合会议使得一个人很难在其他人在场的情况下通过设备加入讨论。为了增加公平性，你可以要求所有成员在发言前都举手示意主席表示感谢，并确保技术主持人留意虚拟会议中举手的人。举手可以通过“举手”功能来实现，可以在镜头前举手，也可以在聊天中表示希望主持人能认出你。

发展和解释投票的过程

在混合会议中，可以选择语音表决、举手表决和点名表决。主席应在要求表决之前确定所希望的表决方法，并解释如何投票。记住要考虑到技术滞后时间，在“赞成”和“反对”的投票之间停顿一下，这样主席就能清楚地知道人们是如何投票的。技术主机可能需要协助计算虚拟参与者的选票。许多在线工具(如Poll Everywhere或Mentimeter)都可以用于进行匿名或无记名投票，无论是通过电子方式加入投票，还是亲自参加投票，只要亲自参加投票的人可以使用设备。确保所有成员在使用该技术就业务事项进行投票之前都能访问并了解如何使用该技术。

考虑连接

如果成员只使用呼叫选项加入混合会议，他们很可能无法使用电子投票工具、讲义，或者无法共享他们的相机并看到其他人的相机。如果这是成员参与会议的唯一方式，那么混合会议可能不是最佳路线。

混合会议可以提供一个很好的平衡，让更多的人参与到你的4-H俱乐部或咨询小组的工作中，但它们也需要大量的计划和准备。如果您的团队还没有准备好使用这种模式，请考虑以下几点虚拟会议的小贴士。