会议记录的一个组织是一个文字记录的历史。组织的决定记录在那些分钟指导未来的董事会,帮助建立优先级和定义组织的文化。作为一个专业注册议员BOB体育密歇根州立大学的扩展,我发现自己审查会议纪要给董事会建议如何改善他们的会议。

Minute-taking可以是非常私人的事情,常见的做法是离开的方式打扮的人这样做。相反,我建议董事会讨论,作为一个群体,他们将如何像他们分钟拍摄尤其是相关的成员讨论记录。他们应该采取一种格式和风格,适合他们的文化和遵守他们的管理文件。

议会政府和各州法律都支持限制的争论被记录在会议记录。根据罗伯茨的规则秩序,新修订(RONR)“…分钟应该包含主要的记录完成在会议上,而不是是什么说的成员,“部分分钟密歇根的公开会议的行为(一个政府委员会必须遵守的法律都)同意RONR关于董事会记录只有行动。制程15.269指出:“各公共机构应保持每个会议的会议记录显示日期,时间,地点,成员,成员缺席,任何决策会议上对公众开放,关闭会话的目的或目的举行(斜体)。”

为了更好地理解的逻辑只记录董事会的行为,它有助于思考当董事会审查批准在随后的会议记录或他们如何将被未来的董事会后清晰的记忆问题已经褪色了。包括在分钟讨论时,常常是秘书的解释或回忆的说。除非转录从会议记录,评论可能不准确记录,或由于错误的人。当发生这种情况时,通常会有大量的时间浪费在会议的开始纠正记录。此外,一些董事会讨论问题没有做出最终决策或没有运动在地板上表决。这种讨论可能由一侧的问题或者是其他,很容易误解一些日后决定在现实并没有投票或共识的问题发生。

补救措施是只记录动作由董事会和如果一个问题没有解决,需要进一步讨论在稍后的日期记录应反映。(如果是记录在一个问题的讨论没有最后的行动,秘书应该注意表明任何决定。这样做,当董事会批准分钟在随后的会议上,它可能提醒该集团将这个问题如果需要再次做出最后的决定。同样的,如果一个人以分钟发现自己记录没有明确的行动项目的讨论很多,主审官要求加速运动可以大大提高会议的效率(但这是另一篇文章的主题)。)

根据RONR,另一个常见的错误,将来可能会混淆董事会阅读会议纪要时是使用的词“采纳”“批准”或“同意”指董事会或委员会报告。从技术上讲,这三个字的意思是一样的所以建议报告时使用“采用”这个词成为大会的意见或行动。一个非常严重的错误是让在现实运动采取报告董事会的目的是简单地提到“收到的事实。“记录在会议记录时,采用的一份报告中,技术上它假定所有的内容在报告董事会,但实际上这份报告可能会相反的大多数成员的愿望,或包含的信息并不是事实。没有必要做一个运动后报告。委员会应提供书面报告的习惯,以便秘书文件的分钟,仅仅记录分钟报告,附呈。这是非常重要的,特别是当它涉及到规则报告的财务主管。

秘书,通常组织的官方记录的门将,记录生活中扮演关键角色的一个组织。然而,它不是秘书的责任必须发明会议的内容。我建议组织采取的做法写出来运动之前他们辩论(或至少确保秘书写进了记录在表决前适当的运动)和要求委员会提交书面报告如果他们在分钟。这些简单的实践有助于组织的故事更准确的未来。

这是国会程序上几篇文章之一,如何进行更有效的组织会议。资源的完整列表国会程序资源。