本文是由两部分组成的系列文章的第二部分，该系列文章主要介绍秘书在记录会议纪要方面的作用。第一篇文章的标题是简化会议记录:第一部分集中在会议记录的目的和格式应该包括什么。本文着重于正确的措辞，并提供了一个基于的分钟示例新修订的《罗伯特议事规则》(RONR) (11^thed)。

为了便于回顾，会议记录是组织的书面历史。每个人都可以去那里了解已经决定了什么。会议纪要遵循一个标准的顺序，与组织无关，但可能会根据机构的类型而有所不同。与行政委员会相比，立法委员会或选举委员会的细节程度可能有所不同。有一个BOB体育密歇根州立大学题为“如何做行政决策纪要，提供了这些差异的更多细节。在RONR(11)中找到的例子^th编辑)提供了一个伟大的基本概述的三个部分的分钟，并演示了关键的内容要记录为大多数组。

会议纪要的第一段是这样的:

榜样协会的月度例会于2014年2月7日星期五上午10点在州、市、前街的东岸办公室举行，主席主持会议，秘书出席。宣读了上次会议的记录，并予以批准。

该机构将继续:

财务主管报告说，收到了雪公司的帐单，数额为1 695美元，用于在榜样协会大楼除雪。主席提出的“付账单”的问题获得通过。

凯利先生代表会员委员会提出报告，提议“接纳约翰·j·史密斯为协会会员”。这项动议经过辩论获得通过。

征聘委员会的报告已收到并存档。

专门负责调查和报告协会大楼附近合适的停车设施的特别委员会通过其主席韦伯夫人报告了一项决议，该决议经过辩论和修正，被采纳如下:“决议，那…(在付诸行动之前的原话，包括所有修正案)。”

有关非会员使用协会会议室的决议，在上次会议上被推迟，随后被提出。在主席宣布嘉宾发言人接到电话通知，要求他提前离席后，这项动议和一项待处理的修正案被提上了议事日程。

主席介绍了主讲人马克·刘易斯先生，他的主题是“增加你们协会的成员”。

刘易斯先生讲话结束时，关于非会员使用协会会议室的决议被从桌上拿走了。经修正和进一步辩论，决议获得通过如下:“决定……(最终投票前的确切措辞)。”

罗伯茨先生提议“协会承担设立电影节的责任”。琼斯夫人提议修改这一动议，在“电影”之前加上“儿童”一词。根据格林先生的动议，设立该节日的动议连同有待修正的修正案被提交给一个由主席任命的三人委员会，委员会的任务是在下次会议上提出报告。主席任命弗林、多西和法恩为委员会成员。

最后一段应包括:

上午十一时休会。

Lori R. Jackson，秘书