被选为一个组织部长起初会感到痛苦万分。尽管秘书相关工作岗位有很多他们的角色,许多首先想到“以每分钟。“这个分两部分的文章将集中在责任。第一部分将集中在分钟的组件第2部分将强调使用正确的语言记录时使用。

根据罗伯特的规则的顺序(RONR) ed(11日),p。458你。秘书记录官24-29装配和托管人的记录,除专门分配给其他人,比如财务主管的书。记录官有时被称为职员,录音秘书,录音机或抄写员。

分钟是写历史的组织。这是每个人都可以去的地方找出已经决定。会议记录:

• 的官方记录程序审议大会
• 会议的法定公共记录吗
• 应该反映是什么完成在会议上,而不是是什么说的成员
• 不应该反映记录器的意见,有利或否则,说什么或做什么

RONR表明分钟遵循这个结构:

第一段应包含:

• 会议类型:常规、特殊休会定期或休会特殊
• 大会的名字
• 会议的日期、时间和地点
• 如果定期主席或部长不在,代替他们的人
• 之前的会议记录是否批准

身体应该包含:

• 所有主要运动或运动带来又一个主要的问题在组装之前,除了那些被撤回
• 每个运动采用的措辞或处置,包括(顺便说一句):

• 如果运动是争论,和/或
• 如果运动是修改
• 如果运动是暂时的,任何中小学修正案仍然是悬而未决
• 所有二级运动没有丢失或撤回
• 所有通知的动作
• 所有点的秩序和上诉

• 是否持续或丢失
• 原因由椅子上他或她的判决

分钟的主体不应包括什么不发生。

分钟的最后一段应该包括:

• 休会的时刻
• 签署的人写会议纪要

• 恭敬地提交了不再使用
• 最终批准后,这个词“批准”秘书的姓名的首字母和日期

的国会议员协会提供了一个在线课程分钟很容易基本技能课程专为那些负责准备分钟任何类型的业务会议:董事会会议,公约,会议或其他非营利组织,政府机构,或者以营利为目的的公司。一篇文章朱莉Pioch密歇根州立大学扩展区,13个总监,名为“建议保持准确的你的组织的历史”提供了额外的信息,也很有用。