在完美的世界里，a的成员公共机构会准时出席会议，但事实并非如此。BOB体育密歇根州立大学(MSU)延伸认识到没有出席之前的全部或部分会议可能有各种各样的原因，比如由于利益冲突而缺席，成为董事会的新成员，或者生活在所有事情上都是如此。接下来，缺席的成员面临的一个问题是，在下次会议上通过会议记录的动议时该怎么做。

委员们经常报告说，由于他们没有出席会议，他们缺乏通过会议记录的第一手资料。这些委员可能会觉得，他们要么投反对票，要么弃权以批准会议纪要。事实上，在考虑州法规和罗伯茨议事规则(常用的议会程序)时，这两种方法都不合适。”罗伯特议事规则新修订，第12页^th版(RONR)中，亨利·马丁·罗伯特(Henry Martyn Robert)解释说，“应该注意的是，成员缺席批准会议纪要的会议并不妨碍该成员参与修改或批准会议纪要。”

《公开会议法》规定会议记录

密歇根州的公开会议法案规定所有公共机构必须保留会议记录。会议记录记录了会议的日期、时间、地点、出席和缺席的成员，以及所作的决定。MCL15.269 (1))．《公开会议法》还规定，“公共机构应在会议纪要所提及的会议之后的下一次会议上对会议纪要作出任何更正”(制程15.269 (1))．

除了《公开会议法》，其他州法规或地方政策可能会对特定机构的会议记录以及谁负责会议记录产生影响。鼓励公共机构成员参考适用的州法律及其当地章程或议事规则以获得更多信息。

缺席的成员应该做什么?

《公开会议法》对公共机构会议记录的批准程序保持沉默，那么公共机构成员缺席后应该做什么呢?除章程外，各成员还可参照其所在机构通过的议会程序，就批准会议记录的过程提供指导。例如，许多社区选择使用“罗伯茨议事规则新修订，第12版作为他们的议会权威。在没有法规或地方政策和章程的指导下，选定的议会程序将指导这一进程。根据RONR，在缺席后的会议中，成员即使缺席，也应充分参与对会议记录和任何更正的讨论。

正如Ann Macfarlane在她的文章中解释的那样，“如果你缺席，批准会议记录“投票通过会议纪要并不是你确认自己是事件的目击者，而是你对秘书、其他成员以及会议纪要制定过程的信心。各成员不应弃权。事实上，你应该参与讨论，任何修改和批准。

如果某个成员没有出席某个会议，那么在错过会议后立即采取的下一步行动与出席会议的成员所做的事情非常相似。缺席的成员应该已经完成他们的为他们错过的会议做准备工作(阅读会议资料包，查看任何相关文件等)，这样他们仍然对讨论的内容有一个了解。如果委员确实对会议纪要有疑问，他们可以提出动议，将会议纪要提交委员会，或推迟到一定时间进行调查或重新起草。

对于指定机构的成员，如规划委员会或分区上诉委员会(ZBA)，适当弃权的时间是有限的。当有人担任规划委员会或ZBA成员之类的角色时，只要不存在利益冲突，就期望个人能够积极参与该机构的审议和决定。当选机构的成员也必须避免利益冲突，但在投票时可能有更多的权利弃权。这篇文章包含更多关于利益冲突的信息，包括不同机构的利益冲突如何不同。

会议记录需要投票表决吗?

假设一个机构采用了RONR (12^th作为他们的议会权威，第41节处理会议的议事秩序，包括会议记录的批准(41:9-12)。具体流程如下:

1. 会议纪要被宣读，或者宣布已分发拟议的会议纪要副本
2. 会议可提出正式动议批准会议记录，但不是必需的
3. 主席要求对会议记录作任何修改
4. 提出改正意见并经一致同意予以解决，如有异议，可提出修正动议并予以解决
5. 一旦所有的更正(如果有的话)处理完毕，主席声明会议记录按已读或已更正的方式批准

直接引用《罗伯特议事规则新修订，12^th(41:11):“会议记录不经正式表决即获通过，即使已提出批准动议。反对批准部长的会议记录草案的唯一适当方法是对其进行更正。”

更多关于会议记录的资源

州法规、地方章程、章程和程序规则是关于当地社区如何选择处理记录保存过程、成员缺席和许多其他事情的重要信息来源。正如本文所解释的，这些章程和议事规则中的任何具体规则或程序都将优先于所选定的议会程序所制定的规则，州法规将优先于地方规则和政策。关于会议记录的其他资料如下:

• 简化会议记录:第一部分
• 简化会议记录:第2部分
• 关于保持组织准确历史的建议
• 密歇根州的公开会议法案:探索细节