BOB体育密歇根州立大学教育工作者经常与当地组织合作开展涉及公众的项目，因此需要更有创造性地设计以确保效果。让公众参与是一门艺术，但本文包括了一些建议的指导方针，以规划这类会议。

公众参与对成功的社区发展和积极的改变很重要。公众参与分为三个层次，载于“参与的阶梯作者:雪莉·阿姆斯坦(美国规划协会杂志, 1969)。Amstein将公众参与分为三个层次:

• 不参与:当公众普遍不知情时，或者“参与”只是在听证过程的最后公开。
• 象征性:公众可能被告知，咨询，但不参与政策制定——公众并不真正参与或实际编写计划。
• 公民权力:公众积极参与规划和政策制定。

社区可以通过确保他们的参与真正产生影响来提高公众参与的水平——在“公民权力”层面上做到这一点。当人们被授权能够编写计划时，许多人会选择参与并坚持到项目的最后。这种参与要求地方组织、计划委员会、经济发展办公室、选举机构认识到公众意见的价值。这意味着无论利益相关者委员会同意什么，都将是计划的一部分。重要的是将代表不同利益相关者群体和观点的人聚集在一起，讨论关键问题，并就最终计划中所代表的决策达成共识。

考虑可能阻止或使人们难以参与的障碍。还有一些基本的会议后勤安排需要遵循。有些是建议(可选)，有些是真正成功的会议所必需的(重要的)，还有一些是根据《公开会议法》法律规定的(必须的)。

1)创建一个邀请重要人物的列表。一定要确定并包括:

1. 来自社区每个地理区域的个人(重要)。
2. 代表计划项目的每个主题/方面的个人(重要)。
3. 将你们的参与者与美国进行比较人口普查社区中每个种族和民族群体的人口比例大致相同(重要)。
4. 将你们的参与者与美国进行比较人口普查不同经济收入水平的人口比例大致相同(可选)。
5. 确保所有可能的观点都被表达出来(这很重要)。

2)发送一封正式的邀请函(重要)。对于所有公开会议，请确保根据公开会议法(要求)。您可以在相关文章中阅读更多关于公开会议法案的内容://www.alltkd.com/resources/open_meetings_act

1. 通过一对一的接触(可选)增加公众参与的机会。与民间组织、特殊利益团体或倡导组织会面，亲自解释这个项目是什么，为什么它很重要，并发出个人参与邀请。

3)民意调查参与者，以选择他们方便参加第一次会议的日期和时间(可选)。提供几个约会日期，让他们联系你，或者用一个涂鸦的民意调查选择日期。

4)有时会有多个会议。再次让参与者通过回复联系或选择日期涂鸦的民意调查(可选)。

1. 有时，如果与会者无法自行选择日期，请在邀请函中注明未来的会议日期、时间和地点(可选)。记得告诉参与者他们帮助做决定。在决定会议安排时，尽可能让他们参与进来(这很重要)。当一个人不能放弃决定会议日期时，要注意传达的微妙信息。
2. 坚持选定的日期和时间(这很重要)。在没有征求他人意见的情况下改变日期会传递出一个微妙的信息，那就是集体的决定不会被尊重。
3. 考虑人们在社区工作的时间，其他主要社区事件发生的时间(重要)。如果许多人在外地工作，或者许多人上第二或第三班，那么活动可能需要在一天中的不同时间举行。
4. 一旦确定了日期，即使是在小组会议上完成的，也要向所有成员发送“保存日期”(重要)。不要以为会议上的人记下了日期。还需要与那些缺席的人沟通下一次会议的日期。
5. 有固定的循环日期(比如每个月的第三个星期二)，这样以后的会议就可以安排(可选)。尊重人们的日历，他们需要提前知道日期，以便把它们记在日历上(这很重要)。

5)第一次会议确定后，再次沟通确认出席。在每次会议前发送提醒和répondez, s'il vous plaît(重要)。不要因为他们回答选一个日期就认为他们已经承诺参加。他们没有。问题是“什么日期最合适?”现在的问题是“你会参加吗?”这是两个独立的通信。知道要提供多少讲义、椅子、桌子、茶点的数量以及整个会议室的设置是很重要的。

6)在每次会议前一周发送议程，并附上需要为会议准备的阅读材料或其他工作(重要)。这可能与RSVP(可选)结合在一起。考虑到这需要在会议之前多久发出。人们可能需要在周末开会前阅读材料，因为周末是一个人繁忙的日程中唯一需要阅读材料的时间。

7)实际会议:

1. 在会议期间在同一地点提供儿童照顾(可选)。如果年轻家庭或经济资源较少的家庭占人口的很大一部分，这一点就特别重要。
2. 会议地点应无障碍、会面艾达标准(重要)。
3. 是否需要翻译和/或手语翻译?这些服务做广告了吗?这在以第二语言为主要语言的地区非常重要。

8)尽量不要取消会议(重要会议)。如果关键的工作还没有完成，请提供更新的完成时间表。仔细考虑取消由于天气，而不是仅仅基于学校关闭。在学校因天气原因停课时取消会议是个糟糕的主意。学校经常因为孩子的安全问题和校车而关闭。在那些日子里，成年人仍然要去上班(包括你的会议)。与天气有关的关闭可能会在零售或政府办公室关闭时宣布。

9)准备一份会议签到表(重要)。在第一次会议之后，将与会者名单与地理、种族、民族、经济和观点的代表性进行比较(上面第一点)。在出现不足的地方，努力补充更多的参与(重要)。

10)考虑与社区团体、特殊利益团体或公民委员会(可选)举行的地方或小型会议，而不是大型规划会议。你也可以采用“开放日”的形式，公众可以在更长的时间内顺便来发表意见。

11)提供及时、清晰、准确的规划过程和会议目的信息。高度有条理是非常重要的。这传达了一种“成功”的感觉，人们喜欢加入和参与成功的项目(重要)。

12)会议结束后，跟进与会者，让他们知道他们的意见是如何被利用的，并感谢他们的贡献(可选)。