场地、住宿及演讲嘉宾
下面的信息将给你一个开始计划你的活动时要考虑的项目的简短概述。
场馆
这里有许多可供会议、会议和活动的场地。需要考虑的因素包括会议室的大小、位置、成本、空间、可用的家具、技术、窗户、空调、洗手间数量以及距离会议室的距离和可达性。此外，在你的活动之前、期间和之后询问其他活动正在进行什么是至关重要的，以确保噪音水平或其他情况不会干扰你的活动，并知道你将获得必要的服务，以确保活动成功。
在研究场地bob体育登录选择时，寻找带有AV设备、麦克风和讲台的设施，作为房间租金的一部分。确定场地是否在现场或附近提供免费停车。协商一些必备设施，比如免费停车或免费早餐。
一定要查看重调度策略。重要的是要设法让场馆同意重新安排比赛而不受处罚。无罚款的重新安排包括自然力量或不可预见的情况，迫使场地或您的组织终止合同条款。
餐饮在承包场地空间时也应考虑。
住宿
场地和住宿可以决定活动体验的成败。在预订和协调住宿时，提前计划并做好调查。bob体育登录
预订住宿时，要求截止日期至少在活动日期前两周。如果大多数与会者要过夜，为75%的预期观众预留房间。如果没有空房，就剩下25%的人去找其他住处。如果参加该项目的大多数人来自当地社区，则为约25%的预期观众预订住宿。
没有人喜欢在活动结束后收到最终发票时发现隐藏的费用或不明原因的罚款。一定要在合同中寻找任何具体的罚款或额外的费用或收费，或者直接询问你的销售协调员。
如果你的合同或条款中没有自动包含酒店审计清单，可以考虑索要。审核名单将项目注册人的名单与预订住宿的名单进行比较。通过比较，审计列表可以识别出哪些人是参与者，但没有在团体预订下预订房间;通过将它们的数量添加到您的房间块中，您可以增加已使用的房间数量，并减少您的组织可能必须为减员支付的金额。
一定要查看重调度策略。重要的是要设法让场馆同意重新安排比赛而不受处罚。无罚款的重新安排包括自然力量或不可预见的情况，迫使场地或您的组织终止合同条款。
演讲者
在计划一个会议或会议时，有相关的和有吸引力的演讲者可以增加你的注册率，提高与会者的参与度。一个伟大的演讲者也可以吸引赞助商。一旦选定了演讲者并起草了议程，就可以安排一个展示他们专业领域的会议。
密歇根州立大学旅游提供旅游政策文件，最新的旅游新闻，签约旅游供应商，样本表格，并链接到外部来源的旅游信息。请记住，任何代表密歇根州立大学旅行的演讲者(无论是否隶属于密歇根州立大学)，无论是有偿还是无偿，都必须在Concur中获得批准的旅行请求。BOB体育为获得ANR活动服务的支持，请将您的演讲者信息提交到ANR活动讲者集合表．
演讲者的合同
明确由谁来支付演讲者在活动期间的旅费、住宿和餐费;确定除了演讲费之外，他们的合同中还有哪些内容或费用。知道谁将为演讲者的演讲提供设备。如果演讲者有合同，请确保它不与密歇根州立大学的政策冲突。如果需要MSU的授权签名，请确保将合同发送给MSU审核和签字。合同可通过合同提交链接在合约页。
有用的链接
- W9形式
- 旅游法规
- 州际旅行(来源:Conlin Travel)
- BOB体育密歇根州立大学联邦免税地位
- 额外的税务信息和联系方式
打印
电子邮件